Zostawanie w pracy po godzinach – czas z tym skończyć

Umiejętne zarządzanie

12000033_1083292895023841_2028917655_n.jpg

czasem zarówno w domu na pewno pozawala na to byśmy byli bardziej wydajni. Pomaga to w utrzymaniu porządku a przez to możemy mieć więcej czasu na realizację naszych marzeń, na spędzanie czasu z przyjaciółmi i z rodziną. Organizacja czasu jest również bardzo istotna w pracy. To od tego zależy czy na czas zdążysz ze wszystkimi zadaniami i czy będziesz siedzieć po godzinach. A chyba jednak nie o to chodzi. Bo to, że siedzimy dłużej w biurze nie oznacza, że jesteśmy lepszymi pracownikami. Pracodawcy często mogą to postrzegać zupełnie inaczej. Po prostu nie wyrabiamy się z pracą, że wolno pracujemy i nawet nie jesteśmy zorganizowani. Oczywiście, jeśli już raz na jakiś czas przytrafi się już taka sytuacja, nie wpadajmy w panikę. Nikt nas w ten sposób nie oceni. Jak sobie zorganizować czas pracy w firmie?

Podstawą dobrej organizacji jest określenie priorytetów. Wiadomo, każdego dnia są one inne. Każdego dnia otrzymujesz sporo zadań do zrobienia. Niektóre są na już, niektóre na następne dni. Najlepiej zacząć od stworzenia listy zadań. Pomoże nam uporządkować kolejność ich wykonywania. Zaczynamy, wiadomo, od tych, które są najważniejsze, najpilniejsze. Jeżeli pracujesz nad jednym dużym projektem, podziel go na części i rób go etapami. Na początek  zrób sobie również te rzeczy, które zajmą Ci jak najmniej czasu. I pamiętaj o tym, by wykonując wszystkie zadania z listy, wykonywać je porządnie i dokładnie. W końcu jakość jest bardzo ważna.Miejsce pracy musi być dobrze i odpowiednio zorganizowane. Przede wszystkim należy sprawnie zarządzać docierającymi do nas informacjami, dokumentami i emailami. Wszystkie informacje powinny być odpowiednio przetwarzane i sortowane, tak by w momencie kiedy ich potrzebujemy nie tracić czasu na ich szukanie.

Porządek w emailach:

Wygodne jest pozakładanie odpowiednich folderów i przerzucanie do nich wiadomości. A skrzynka odbiorcza sukcesywnie jest oczyszczana.

Na odpisywanie na emaile dobrze jest też zaplanować sobie czas. Nie zaglądaj do poczty co parę minut. Ustal konkretny czas, w którym będziesz odpowiadać na emaila, ale też przy tym poinformuj współpracowników, by w pilnych sprawach nie kontaktowali się z Tobą w ten sposób.

Dokumenty:

Niech nie zawalają biurek. W stercie leżących dokumentów mogą się zapodziać te, których właśnie teraz potrzebujemy. Prostsze jest poukładanie ich i powkładanie do teczek – oczywiście odpowiednio podpisanych. A spawy zakończone – dokumenty chowamy do archiwum i zamykamy w szafie.

W porządkowaniu wszelkich spraw będzie nam potrzebne jedno bardzo ważne narzędzie – KALENDARZ. Nie istotne czy to będzie wersja papierowa czy elektroniczna. Zależy to od Waszych upodobań. Ja wolę wersję papierową. Otwieram i wszystko widzę. Rozpisany cały dzień, tydzień i mam pewność, że nic mi się niechcący nie wykasuje.

Internet, telefony i rozmowy ze współpracownikami:

Nie trać czasu na przeglądanie stron internetowych, na zaglądanie na facebooka i inne portale społecznościowe w momencie gdy nad czymś ważnym pracujesz. Nie rozpraszaj się też rozmowami telefonicznymi. Jeżeli siedzisz w pokoju sam, to zamknij drzwi – niech to oznacza, że w tym czasie nikt nie może Ci przeszkadzać. Powiedz o tym swoim koleżankom i kolegom z biura. Jeżeli dzielisz pokój z innymi osobami i na Twoje nieszczęście są gadułami – porozmawiaj z nimi. Poproś, by w tym  czasie Ci nie przeszkadzali, zacznij też używać słuchawek, by się nie rozpraszać głosami dochodzącymi z biura czy po prostu zza okna. W chwili jednak kiedy już poczujesz zmęczenie, że nie jesteś tak wydajny to zrób sobie krótką przerwę. Przejdź się po biurze, jak możesz to wyjdź na świeże powietrze, zrób sobie herbatę lub kawę, zjedz coś dobrego i zdrowego.

11997433_1083292838357180_1951121566_n.jpg

Zajrzyj też do internetu, przeczytaj coś ciekawego. Takich przerw też potrzebujemy. Dobrze robią na koncentrację, odświeżają umysł. Brak przerw może spowodować skutek odwrotny. Przestajemy kreatywnie myśleć, jesteśmy zmęczeni, rozdrażnieni, wszystko nas denerwuje i nic ciekawego nie przychodzi do głowy.Aby dobrze funkcjonować w biurze, być kreatywnym i lepiej się koncentrować na swojej pracy pamiętaj o tym by się zawsze wysypiać, pić dużo wody w ciągu dnia. Brak jej powoduje zmęczenie i obniża sprawność umysłową. Spaceruj po świeżym powietrzu – dodaje nam to energii i pamiętaj o odpowiedniej diecie.

Dodaj komentarz